Jak vytvořit dokonalý uvítací balíček pro nové klienty

15.06.2019 09:49

Stáhněte si uvítací balíček virtuálního asistenta zdarma

Pro klienta je důležité, aby objednání vaší služby, bylo co nejjednodušší

Přijmout objednávku služby
potvrdit objednávku
vystavit fakturu za své služby
čekat na platbu
potvrdit přijetí platby od klienta
spárovat fakturu s přijatou platbou v bance
poslat klientovi uvítací email s uvítacím balíčkem, jakmile platbu obdržíte

Nic z toho už teď dělat nemusíte!

Pro klienty je důležité, jak rychle a snadno se s vámi komunikuje.
Podle tohoto návodu zvládnete těchto 7 kroků během několika vteřin... i když zrovna ležíte na lehátku a srkáte Mojito :)

Proč je to důležité...

Pomůže vám to služby virtuálního asistenta prodat.

My všichni vstupujeme do manželství s nadějí ( netvrdím, že s přesvědčením), že bude šťastné a na celý život.

Každý z nás by si přál mít svou spřízněnou duši, která při nás bude stát v dobrém i zlém a se kterou zestárneme.

Když se na vás obrátí nový klient, vy oba to cítíte podobně. Oba máte trochu strach i obavy, ale také radost z příslibu toho, že odedneška bude váš život o trochu lepší.

Aby skutečně lepší mohl být a aby z vaší spolupráce mohl vzejít vztah na celé roky, je třeba dobře poznat jeden druhého. Abyste věděli, co jeden od druhého můžete očekávat, s čím počítat, jak toho druhého potěšit a hlavně, jak nezklamat jeho očekávání.

Manželství ve většině případů předchází období randění a vzájemného poznávání (nebo notná dávka alkoholu).

Jak ale začít smyslupný vztah s někým, koho jste před tím v životě neviděli a při práci na dálku ani neuvidíte?

Když vás dělí stovky, někdy i tisíce kilometrů?

Základem je, abyste oba přesně znali pravidla hry a dané hranice. K tomu slouží uvítací balíček, který klientovi automaticky zašlete v uvítacím emailu, okamžitě po objednání vašich služeb.

Jak vytvořit uvítací balíček virtuálního asistenta pro nové klienty

Jak jsme si už řekli, přivítat nového klienta, pomáhá budovat osobní vztah, získat důvěru ve vaší profesionalitu a navíc je to slušnost, která jistě potěší.

Už víte, že vám doporučuji, vybrat si obor zaměření. Že je tak snažší nejen vystihnout klientovy potřeby, ale také ho oslovit a získat.

Tohle je jeden z těch okamžiků.

Nebojte se do uvítacího emailu vložit kousek sebe. Pokud jste si vybrali obor, který vám je blízký, budete na stejné vlně od prvních okamžiků. Už tím, jak říkáte ,,VÍTEJTE" dokáže člověk na druhé straně odhadnout, jestli jste ten správný protějšek. I něco tak prostého, jako je ahoj, totiž může vypadat různě:

Proto se nebojte, že by vaše OSOBNÍ uvítání nepůsobilo dost profesionálně. Pokud cílíte na tu správnou cílovou skupinu, bude to fungovat dokonale.

Věřte, že na druhém konci jsou také jenom lidé. Pokud se vaše ,,zvláštní" já projeví, najde si odpovídajícií protějšek.

K uvítacímu e-mailu virtuálního asistenta přiložíte tzv. uvítací balíček.

Co je součástí uvítacího balíčku virtuálního asistenta:

kdy a jak vás mohou klienti kontaktovat
dohoda o mlčenlivosti
etický kodex ( dokument upravující obecná i konkrétní pravidla práce ve vaší profesi)
seznam nabízených služeb
orientační ceník
obchodní podmínky
seznam vašich spolupracovníků ( pokud je máte)
firemní politika ( představení vaší firmy, její cíle, o co usilujete)
podrobný vstupní formulář - můžete buď přiložit a klient jej po vyplnění zašle zpět, nebo využít např. Google Form. Já upřednostňuji druhou variantu.
je vždy lepší ( pokud je to možné) ještě po telefonu probrat detaily

Tak klienti od začátku vědí, kdy jste k dispozici, kde vás zastihnou, co musí udělat atd.

Stáhněte si vzor uvítacího balíčk u zdarm a

Ve vzoru chybí obchodní podmínky a smluvní podmínky, protože ty je NUTNÉ mít na míru, podle toho, co za služby nabízíte, s jakými dokumenty pracujete a jakým způsobem.

Smlouva je od toho, aby nejen klientovi, ale hlavně VÁM kryla záda v případě jakýchkoli komplikací. V právní hantýrce žádná univerzální smlouva neexistuje! Pokud používáte smlouvy z internetu, děláte to na vlastní riziko.

V tom případě...originál smlouvy je třeba zaslat poštou, nebo využít některý z nástrojů pro právně platné podpisy smluv.

Když klient vstupní formulář vyplní, ...

máte všechny potřebné informace, které potřebujete k tomu, abyste se zorientovali, jak to ve firmě chodí.

Následně tak můžete po čase sestavit nabídku na míru toho, s čím dalším mu můžete pomoci, (Často se na vás obrátí s drobností a ani netuší, co všechno může vaší pomocí získat.)
Tu pak zaslat spolu s cenovou nabídkou dalších služeb a novým návrhem smlouvy.

Vždycky si nechte platit předem.

A vždy je třeba, mít všechno písemně!

Jak to udělat...

Ideální je, máte-li předem vytvořené balíčky služeb ( tento návod si určitě nezapomeňte přečíst ) na svých stránkách a klient si je tak může zakoupit přímo z vašeho webu např. přes nějaký jednoduchý prodejní systém, ideální je Simpleshop a díky němu snadno, přes platební bránu i rovnou zaplatit. Své peníze tak dostanete mnohem rychleji.

Nejen, že to celý proces usnadní a urychlí, ale zvyšuje to důvěryhodnost a eliminuje možnost, že si to váš klient díky katastrofickým scénářům, které každý občas máme a které nás připravují o ty největší životní příležitosti, ještě rozmyslí.

V Simpleshopu máte krásný přehled o každé platbě. Můžete je různě filtrovat, podle jednotlivých balíčků, nebo období atd.

Vaše objednávky a přijaté platby se automaticky párují, takže vy se už nemusíte o nic starat, jen sledujete, jak vám přibývají peníze na účtě.

služby virtuální asistentky platby za balíčky služeb

Simpleshop lze snadno propojit také s Mailchimpem, takže se váš uvítací email s balíčkem odešle automaticky sám, ihned jakmile si klient služby objedná a zaplatí.

Prodejní systém sám automaticky vystaví při objednání klientovi fakturu a pak ji automaticky spáruje s platbou na vašem bankovním účtu. Je propojen i s účetním systémem ( který je, pokud používáte Simpleshop, zdarma), takže na konci roku máte připravené všechny podklady pro účetnictví na jednom místě. A pokud nemáte účetní, můžete si ji objednat rovnou tam. Tak podle mně vypadá dokonalá služba, na míru zákazníkovi :)

Tady už je návod, jak nástroje propojit ...

Jaké dál můžete používat nástroje a upozornit na ně klienta v uvítacím balíčku

Pro komunikaci s klienty, při dlouhodobější spolupráci, nebo práci na větším projektu, zejm. při účasti více lidí, můžete ( ale nemusíte) kromě emailu, skypu a telefonu využívat některý z nástrojů na způsob Basecampu. Já doporučuj i Asan u, protože s ní pracuji již dlouho a základní verze je zdarma, což vám úplně stačí) Tento nástroj vám při komunikaci plně nahradí chat, email, zjednoduší sdílení a dohledávání souborů i smluv. V kombinaci s Coggle a Dropboxem je pro plánování projektů geniální. Pokud to klientovi vyhovuje, pošlete mu pozvánku do Asany na email.

Klient pak bude mít soustavně přehled o tom, jak práce na projektu pokračuje.
Pokud pracuje na úkolu více lidí, budete vy i klient vědět, jak jsou ostatní s prací daleko, kde se vyskytly případné zádrhele a jak a kdo je řeší.

Usnadňuje i komunikaci a spolupráci lidí v různých časových pásmech. Takže je ideální, pokud klient, nebo vy často cestujete.

Související články:

Jak sestavovat služby virtuálního asistenta do balíčků

Jak stanovit ceny svých služeb

Zpět