Příchozí hovory pro několik firem? Žádný problém

Když se chcete věnovat práci osobního virtuálního asistenta, zvládání hovorů pro několik firem najednou je naprosto běžné.

• Jak ale poznáte, které z firem příchozí hovor náleží?

• Jak se máte představit?

• Čeho se hovor týká?

• Kde rychle najdete potřebné podklady?

Existuje řada nástrojů, které vám při takové komunikaci pomohou.

Jedním z nich je Grasshopper.

Je určen speciálně pro virtuální asistenty a týmy.

Jeho cena začíná již na 300,- Kč a jako pomocníka při práci pro několik firem najednou, zejm. s větším počtem zaměstnanců a pracovních pozic, ho mohu jen doporučit.

Další dobrá volba je MightyCall. Jeho cena začíná již na 250,-Kč/měs.

Jeho zkušební verze je zdarma a na mě udělal dojem hlavně díky videonávodům, které vám v začátcích usnadní první kroky.

Pokud byste se ale nechtěli věnovat pouze osobní asistenci můžete zkusit nástroj, který je sice primárně určen k CRM, ale je zdarma a splní podobnou funkci.

Bitrix24

je skvělý komunikační nástroj, jak pro samostatné virtuální asistenty, tak pro agentury a virtuální recepce.

Je k dispozici v cloudové verzi, nebo jako instalační software. Má aplikaci zdarma jak pro Android, tak pro iOS.

Umožňuje téměř veškeré činnosti spojené s prací osobního asistenta.

• správu událostí v kalendáři

• vytvářet úkoly

• požadovat potvrzení

• posílat upozornění

• automatizovat množství pravidelně se opakující úkoly

• a mnoho dalšího

Dnes se však chci věnovat přijímání hovorů.

Jednou z funkcí Bitirxu24 ( který je v základní verzi zdarma) je možnost využití portálu pro uskutečňování a přijímání hovorů.

Volání prostřednictvím portálu je ještě levnější, než Skype, ale jeho největší výhodou je, možnost zvládání příchozích hovorů.

Při příchozím hovoru okamžitě vidíte telefonní číslo volajícího – pokud je již v kontaktech, zároveň kdo volá.

Telefonní číslo na které volá – máte okamžitě přehled komu z klientů, příp které z firem tento člověk volá. Tudíž víte, jménem které z firem se máte představit.

Můžete k hovoru přiřadit odpovědnou osobu, které hovor původně náleží. Např. manager, účetní atd.

Snadno máte přehled o aktivitách kontaktu, dohodách i fakturách spojených s osobou, která volá.

K hovoru si můžete zaznamenat vlastní komentáře, nebo jej můžete nahrávat.

Pokud používáte CRM, hovor se v něm automaticky zaznamená, jako aktivita.

Stejně tak je možné přesměrování hovorů. Např. když je původní příjemce (klient) zaneprázdněn, přesměrovat jeho hovor na vás. Stačí zvolit, kolikrát mu telefon zazvoní, než se k vám přesměruje.

Pokud chcete tuto funkci Telephony využívat, je třeba pronajmout si lokální telefonní číslo.

Pronájem telefonního čísla v ČR stojí 6 dolarů/měsíc

V této ceně je zahrnuto:

• neomezené množství příchozích linek (klientů/firem)

• veškeré příchozí hovory jsou zdarma

• zpracování i zadání pravidel pro příchozí hovory ( co se má stát když)

• nahrávání hovorů

• historie příchozích a odchozích hovorů

• detailní statistiky pro všechny hovory

• přesměrování hovorů

• automatické rozpoznání klientů v CRM

Do Bitrixu můžete importovat vaše stávající kontakty, stejně jako přidávat nové.

Pokud chcete přes Bitrix i volat je třeba si stejně jako např. u mobilu, dobít kredit. V Bitrixu máte neustále přehled, kolik kreditu jste spotřebovali. Volání ale využívat nemusíte pokud nechcete.

Bitrix lze propojit s dalšími online nástroji vč. Zapier, čímž se jeho možnosti ještě rozšíří. Lze tak automatizovat ještě více úkonů, než nabízí Bitrix sám.

Jak hovory nastavit:

Přihláséte se di Bitrix24.

Zvolíte záložku Telephony. Zde propojíte své telefonní číslo pro odchozí hovory.

Zvolíte, zda mají být hovory nahrávány.

(Pozor, podle našich zákonů, pokud chcete hovor nahrávat, musíte na to volajícího upozornit.)

Pronájem čísla provedete snadno.

Zvolíte zemi a region a zaplatíte 6 dolarů ( kolem 160 Kč)

A můžete přijímat hovory.

Během hovoru máte okamžitě po ruce potřebné dokumenty, kterých se např. hovor může týkat, podrobné informace o předešlých hovorech a jejich průběhu i záznam o tom, jak je např. daleko řešení úkolu, kvůli kterému dotyčný volá.

Není problém nastavit si pracovní dobu, po kterou jsou hovory přijímány, trackovat čas atd.

Takže ať už plánujete samostatnou praxi, nebo spolupráci s více asistenty,maximálně využijete všechny jeho funkce. Mohu jej jen doporučit.