Existuje mnoho nástrojů pro  virtuální asistentky  a asistenty

Některé jsou nutnost, některé jen usnadňují práci na dálku.

Kdo si myslí, že pro práci virtuálního asistenta potřebuje investovat do drahých programů, ten se mýlí.

Jak tedy vybrat ty správné, abyste neplýtvali časem ani penězi?

Já jsem  za vás pár základních online nástrojů pro práci na dálku ( placených i neplacených) otestovala a vy tak můžete v klidu začít vybírat.

Protože jsem sama kdysi začínala s doslova nulovým rozpočtem, otestovala jsem desítky aplikací i nástrojů, které k práci virtuálního asistenta můžete využít.  Některé jsou skvělé, některé přijatelné a některé vás stojí jen nervy a čas.

Znám i to počáteční nadšení, které nás poťouchle pobízí, využít spousty placených extrafunkcí a nutí vyhodit naše pracně vydělané peníze z okna. 

Je zajímavé, že všichni začátečníci mají podobný problém.

Abyste se zbytečnému zklamání mohli vyhnout, pomůžu vám, začínajícím virtuálním asistentům vybrat nástroje, které opravdu stojí za námahu.

Tohle jsou nástroje pro práci na dálku ideální pro virtuální asistentky:

Jako virtuální asistenti potřebujete s klienty sdílet plno podkladů a dokumentů. K tomu slouží speciální, cloudové nástroje, jako je

1) D ropb ox

Jednoduchý nástroj pro ukládání a sdílení souborů. Pro virtuálního asistenta nenahraditelný pomocník, se kterým pracujete úplně jednoduše. Stejně jako s běžnou složkou v počítači. Umožní vám přístup ke složkám klientů, bez složitého emailování tam a zpět.

2) Google Drive

Pokud vytváříte nové dokumenty, ať už textové, prezentace, tabulky, nebo formuláře, můžete je vytvářet skrze Dokumenty Google, které se vám na Google disk automaticky ukládají. Proto je dobré oba nástroje kombinovat. Nechat si Google Drive čistě na vytváření nových dokumentů a Dropbox využít na sdílení veškerých hotových dokumentů a podkladů od Pdf, přes hotové dokumenty ve Wordu, Excellu, zazipované soubory až po obyčejné obrázky a videa.

Proč kombinovat oba nástroje?

Pokaždé, když vytváříte nové dokumenty... ať už Google Docs, formuláře Google, nebo tabulky, hromadíte je na svém Google Disku.  Proto je dobré, vyhradit si Disk jen pro ně.

Na druhé straně... všechny hotové dokumenty, které si pouze potřebujete nasdílet s klientem, nebo zkrátka zpřístupnit online, ukládejte do svého Dropboxu. Získáte tak totiž dvojnásobné množství Cloudového prostoru zdarma, než při použití jen jedné z možností.

 Tvorba textových dokumentů, prezentací, tabulek a formulářů

3) Apache OpenOffice

- skvělá náhrada za Microsoft Office za kterou nezaplatíte ani korunu a ve které můžete vytvářet dokumenty, které nepotřebujete sdílet a které jsou jen pro vaši potřebu.

Pro práci s dokumenty mohou v Open Offic virtuální asistenti využít různé nástroje.

Můžete využít jak textový editor ( totžný s Wordem), tak tvořit prezentace ( místo Powerpointu), tabulky (jako Excell) i kreslit. Umožňuje uložení v MS Office formátu, nebo export do PDF. Je dobře kompatibilní s Wordem, Excelem, Powerpointem atd.

4) Google Dokumenty

Pokud chcete pracovat rovnou v cloudu, pak můžete k tvorbě dokumentů použít již zmíněné Google Dokumenty.

Každý nově vzniklý soubor můžete snadno sdílet. Práce s nimi je téměř stejná, jako práce s Wordem, Excellem a ostatními nástroji na které jste zvyklí.

Všechny dokumenty, které vytváříte, mate vždy po ruce. Dostupné z kteréhokoli místa na světě. Můžete je upravovat, či prohlížet, kde chcete. Nemusíte cestovat s vlastním počítačem. Stačí se přihlásit do svého účtu z kteréhokoliv pc. K dokumentům může mít přístup i více lidí zároveň.

 Spolupráce a komunikace s klienty

Je důležité, aby komunikace mezi virtuálními asistenty a klientem byla co nejsnazší. K tomu slouží nástroje jako:

5) Asana

je aplikace pro management projektů, kterou  pro svou práci upřednostňují i takové giganty, jako je ING, Tesco, Vodafon a dokonce sám VELKÝ :) Google.

Lze ji propojit s nekonečným množstvím dalších nástrojů včetně Dropboxu a Google Disku, takže máte pohodlně všechno po ruce vy i klient. Kdykoli a kdekoli.

V základní verzi je Asana volně dostupná a umožňuje spolupráci jak s klienty, tak případnými kolegy virtuálními asistenty. Registrace je zcela zdarma. Podrobný návod, jak s ní pracovat, najdete v článku Jak vám Asana usnadní život. 

6) Coggle

využíváte myšlenkové mapy? Možná byste měli začít. Nejlepší způsob jak přimět ostatní,
aby vás pochopili, je grafické zpracování. Při práci na větších projektech vám pomůže uspořádat myšlenky, nezapomenout na důležité kroky a uchovat všechny potřebné podklady pro projekt na jednom místě. Jasně a přehledně pro všechny zúčastněné.

Myšlenkové mapy Coggle propojíte jak s podklady v Dropboxu, nebo Google Disku, ale můžete i přímo do nich vkládat podklady, které potřebujete.

S Asanou a Coggle\ získáte to správné sebevědomí brát i složitější projekty, protože práce na nich bude o hodně snazší.

7)  Google kalendář

kalendář, který můžete sdílet s kýmkoliv. Podmínkou je vytvořený email na Gmail. Můžete do něho zadávat jak své soukromé úkoly, tak takové, které vidí klienti, spolupracovníci či přátelé. Automaticky do něj synchronizovat rozvrhy z Google Sheets.

Propojit jej s Asanou i spoustou dalších nástrojů, jako je Zoom (videokonference a webináře)  , Slack ( organizovaná komunikace), Airtable (aplikace) , Toggle ( trakování času), ScheduleOnes (rezervace), Hootsuite ( plánování a správa soc. sítí) a plno dalších.

Prodej vašich služeb

Čím pohodlněji a rychleji může klient  služby virtuálního asistenta objednat a zaplatit, tím lépe. K tomu slouží nástroje, jakým je...

8) Simpleshop

Tenhle nástroj vám pomůže zvládnout chaos, který občas nastane... ať už máte jednoho klienta s hromadou projektů a nebo několik klientů zároveň.

Simpleshop má přesně ty funkce, které budete při své práci potřebovat a které běžné fakturační programy neumí.
Je to nejsnazší cesta, jak být víc produktivní, organizování a hlavně jak dostat co nejsnáze a nejrychleji zaplaceno.

Můžete vytvářet profesionálně vypadající faktury za méně než 30 vteřin, pár kliknutími začít přijímat platby online i kartu a přesně monitorovat, kdy váš klient vystavil objednávku, obdržel fakturu a kdy ji zaplatil.
Automaticky také rozesílá upomínky o zaplacení v případě, že si nenecháváte platit předem.
Platby se automaticky párují s vaším bankovním účtem, takže nejen, že pokaždé dostanete emailem informaci o obdržené platbě, ale také vám na konci roku odpadne spousta účetních starostí.

A protože jsme si říkali, že jedním z faktorů, podle kterých se klienti rozhodují, jestli využijí vašich služeb, nebo služby konkurence, je, přehlednost, rychlost a jednoduchost, s jakou lze vaše služby objednat a zaplatit, můžu vám ho jen doporučit. Patří k těm nejlepším.

Práce s ním je snadná a pro klienta velmi uživatelsky příjemná. Podrobný návod, jak Simpleshop použít najdete v mém článku o uvítacích balíčcích vč. návodného videa :)

Nástroje, bez kterých se obejdete...

9) WinRAR

je archivační program, který vám umožní komprimovat ( smrsknout a spojit) větší
dokumenty do souboru s koncovkou .zip.

10) Hootsuite

Můžete, ale nemusíte...

Když už jste si dali práci s plánováním, jak získat drahocenné zákazníky, věnovali hodiny tvorbě příspěvků a hodnocením předchozích výsledků.... teď přichází ta chvíle, kdy můžete ušetřit i několik hodin týdně, naplánováním a publikováním postů na více sociálních sítích zároveň. Fb, Twitter, Pinterest atd...

Můžete jej využít ke správě až pěti profilů zdarma.

Pokud se vám právě začali ježit vlasy hrůzou a říkáte si...,, Já nejsem vůbec technický typ!"... nebojte se NIC. Nástroje si volíte až podle toho, na jaké služby se zaměříte, když víte, jak vaše firma bude vypadat, fungovat a jakých úkonů se bude skládat vás pracovní den.

Tehdy totiž víte, jaké vlastnosti a funkce potřebujete, aby vaše nástroje měly.

Tím se odbourá celá ta technologická bariéra, která si myslíte, že stojí mezi vámi a svobodou.

Pamatujte si...

Nikdy to není o tom, že byste něměli dostatek talentu, nebo buněk pro podnikání, práci s nástroji.... nebo třeba psaní textů.   Vždycky je to JEN o tom, jaký postoj k nim zaujmete.

Související články:

Jak podepsat smlouvy na dálku

Nejlepší appky pro virtuální asistenty

Zajímal by tenhle článek i tvé přátele? Neváhej ho sdílet na Facebooku :D