Při výběru virtuálního asistenta jsou pro majitele firem důležité 3 věci:

Jestli službu, za kterou vám mají zaplatit, umíte lépe, něž když by si ji dělali sami

Jak snadná je při práci na projektu komunikace s vámi

Jak dobré výsledky jim přinesete

Druhé z těchto kritérií, která rozhodují o tom, zda dá firma přednost vašim službám, před službami někoho jiného, je tématem dnešního článku.

To, jaké používate nástroje i způsob jakým je využíváte o vás hodně vypovídá.

Není pochyb o tom, že ti nejlepší virtuální asistenti si své oblíbené nástroje a triky střeží, jako recept na pikantní křidýlka KFC. Odlišují je od ostatních. Pomáhají jim, být ve zpracování úkolů rychlejší, přesnější a pro klienty dostupnější. Umí s nimi své klienty ohromit a zajistit si tak jejich věrnost a loajalitu.

Ostatní se snaží jejich recept napodobit, ale nikdy to zkrátka není ono.

Snadná a rychlá komunikace, spolu s neustálým přehledem o tom, jak daleko s prací jste, to nabízí online nástroj Asana. 

Patří mezi tzv. Task Management Tools, neboli nástroje pro řízení a správu úkolů.

Tyto nástroje vám usnadňují běžný život. Pomáhají zvládat i velmi náročné projekty a organizovat čas. (Těchto nástrojů existují spousty, takže je celkem pravděpodobné, že jste o některém z nich alespoň slyšeli. )

Při výběru správného nástroje pro řízení úkolů je třeba brát ohled na několik aspektů

• Jestli potřebujete nástroj pouze pro sebe, nebo pro spolupráci s ostatními členy v týmu, příp. s klienty. K osobnímu plánování stačí např. Evernote, One Note, Color Note, Remember The Milk apod. Pro koordinaci práce více lidí existují řešení jako je Bootcamp,Trello, nebo právě Asana.
• Jak složité je, naučit se s ním pracovat
• S jakými dalšími nástroji jej lze propojit

Já si zvolila pro svou práci Asanu právě proto, že je pro práci virtuálního asistenta ideální ve všech 3 kritériích. Také proto, že se synchronizuje v reálném čase a i ve verzi zdarma umožňuje spolupráci více než 30 lidí.

( Ráda bych podotkla, že toto není propagační článek a tudíž nejsem placena za to, že vám nástroj k práci doporučuji, jak tomu běžně na blozích s návody tohoto typu bývá. S Asanou mám zkrátka dobrou zkušenost.)

Je skvělá nejen k osobnímu plánování,

ale hlavně při práci s více klienty najednou. Také pokud spolupracujete s dalšími kolegy z oboru, např. s jinou specializací.

Je přehledná, její ovládání je jednoduché a lze ji propojit s dalšími nástroji, které ke své práci budete potřebovat. Má variantu pro mobil, takže můžu pracovat doslova za pochodu.

Do Asany zadáváte celé projekty (zakázky), stejně tak jednotlivé úkoly, ze kterých se zakázka skládá.  Zaznamenáváte postup při jejich plnění, kdo je za ně odpovědný i případné komplikace. Můžete komunikovat s klienty, nebo spolupracovníky a také měřit čas, který nad jednotlivými úkony trávíte. Je jen na vás, jestli všechny tyto informace budete sdílet se zadavatelem projektu (klientem), nebo ne. Klient tak může mít dokonalý přehled, jak jste daleko.

Jak pracovat  s Asa nou

Do Asany se přihlásíte pomocí účtu Google, nebo zadáte přihlašovací údaje

Je jen na vás, jestli si pro asanu vyberete workspace ( pro osobní), nebo organizaci ( spíše firemní). Můžete začít jako workspace a vždycky přejít na oraganizaci. (Ta je vhodnější, pokud máte e-mail s vlastní doménou.) Stačí do nastavení profilu zadat firemní e-mail.

Klienta a spolupracovníky s nimiž budte sdílet jednotlivé úkoly, přidáte zadáním jejich e-mailové adresy.

Máte dvě možnosti. Vytvářet Workspace pro jednotlivé firmy, nebo v rámci vašeho workspacu vytvořit pracovní tým s klienty. (videonávody níže) Já využívám druhou variantu, protože mám lepší přehled o denních úkolech na nástěnce Asany. Ale vám může vyhovovat něco jiného.

Kliknete na malé plus a poté tužky, u seznamu spolupracovníků na levém panelu. E-mailem se jim odešle pozvánka, připojit se k projektu.

Jednotlivé úkoly zadáváte kliknutím na plus u projektů.

Zadáte popis projektu, kdo se na něm bude podílet, termíny pro splnění atd.

Je možné zadat jednotlivé úkoly členům týmu, vytvářet skupiny úkolů v rámci jednotlivých projektů a sdílet soubory a dokumenty potřebné k jejich plnění. Můžete využít propojení s Dropboxem.

Propojení s Dropboxem a Google Drive

U jednotlivých úkolů máte v pravém okně v kroužku obrázek kancelářské sponky. Po rozkliknutí Vyberete Attach from Dropbox a můžete přikládat soubory přímo  z vašeho Dropboxu. Stačí se přihlásit.

Na liště máte přehled o projektu, všech konverzacích v rámci projektu, sdíleném kalendáři, postupu u jednotlivých zadání i souborech potřebných k jejich plnění.

Propojení s kalendářem Google

U projektu kliknete na šipečku s nabídkou, vedle názvu projektu. Vyberete Sync to Calendar z nabídky. Zkopírujete url ( Ctrl+C ) a vložíte ( Ctrl + V) do kalendáře.

V Google kalendáři rozkliknete nabídku jiné kalendáře a vybere Add by url. Do otevřeného okénka vložíte zkopírovanou url adresu. Když synchronizujete kalendář, uvidíte všechny úkoly se zadanými daty splnění jako události ve svém kalendáři. Na každý z nich můžete kliknout a po otevření jednoduše kliknout na link, vedoucí přímo k úkolu v Asaně.

Pro sledování času je přímo v Asaně integrovaná applikace Harvest Time Tracking.

Asanu lze také propojit s kalendářem Outlook, Google Sheets a má i vlastní rozšíření pro prohlížeč Chrome.

Pokud chcete nabídnout svým klientům maximální servis a umožnit jim, zachovat si přehled o postupu v plnění zadaných úkolů, pak je Asana pro vás ideální volba.