Při práci virtuálního asistenta toto rčení platí dvojnásob.
Pět minut sem, pět minut tam a můžete přijít i o tisíce korun.
I když si plánujete účtovat úkolovou sazbu, je důležité vědět, kolik času vám určité úkoly zaberou.
Pomůže vám to naplánovat den. Odhadnout, kolik času kterému klientovi bude třeba věnovat a kolik si za jednotlivé úkony účtovat.
Já patřím mezi ty experty, kteří začínali s časovašem v mobilu a cárem papíru.
S představou že pořádek je pro blbce a inteligent se v bordelu vyzná, jsem se do toho vrhla po hlavě. Až do tohoto okamžiku jsem se považovala za inteligenta. S lítostí musím říct, že tomu tak není.
Poníženě musím přiznat, že jakmile přijde víc úkolů, jistý systém a řád je třeba udržet. Tudíž se měření času stane důležitou součástí vaší práce. Je třeba si zachovat přehled, aby bylo možné poctivě si naúčtovat veškerou provedenou práci.
V takových chvílích vám pomůže nástroj pro sledování času.
Existuje jich několik. Já používám samostatně Primaerp (výhodou je čeština)
a nebo Harvest, který je integrovaný do nástroje pro správu úkolů - Asana. Vybrat si můžete ale i z dalších možností jako jsou:
HourGuard (zdarma)
Paymo (placený i zdarma)
Toggle (placený)
Harvest (samostatně placený)
Minutedock (placený)
Používat je, je vcelku snadné. Pro každého klienta si založte zvláštní účet.
Vždy, když začnete na nějakém úkolu pracovat, stačí vybrat příslušný úkol z klientova účtu a zapnout časovač. Když máte hotovo, vypnout. Čas se na jednotlivých klientských účtech zaznamená.
Spolu s úkoly rozlišujete, jak různou cenovou sazbou, tak kolik času navíc vám jednotlivé úkoly zabraly.
Díky tomu máte přesný přehled o tom komu, kolik času, přesčasu a jakou cenu, účtovat.
V celkovém náhledu snadno zjistíte, kolik času vám zabral celý projekt.
Máte pak přesné záznamy o tom, jakou práci jste pro jednotlivé klienty dělali i kolik času vám zabrala.
Stejně tak máte přehled o tom, kolik hodin jste odpracovali za celý měsíc v porovnání s těmi minulými. Jestli vaše hodinové příjmy rostou i které činnosti jsou pro vás nejvýhodnější.
Ve většině sledovačů času, jako je Primaerp, je funkce vyúčtování, takže můžete rovnou snadno vytvářet i faktury. Pouze vložíte jejich iniciály, hodinovou sazbu a období. Systém pro vás fakturu vytvoří se všemi detaily o vaší práci. Když klientovi vystavíte fakturu, stačí přejít do rozvrhu pro daný projekt a označit jako vyúčtovaný.
Tak....Jen začít.
Pokud už máte s nějakým softwarem zkušenosti, budu ráda, když se o ně podělíte.