Jak vytvořit dokonalý uvítací balíček pro nové klienty

15.06.2019 09:49

Virtuální asistent a nový klient

 
 
Pro klienta je důležité, aby objednání vaší služby bylo co nejjednodušší
 
 
 
 
  • Přijmout objednávku
  • potvrdit objednávku
  • vystavit fakturu
  • čekat na platbu
  • potvrdit přijetí platby
  • spárovat fakturu s přijatou platbou v bance
  • poslat klientovi uvítací email s uvítacím balíčkem
 
Nic z toho už teď dělat nemusíte!

Pro klienty je důležité, jak rychle a snadno se s vámi komunikuje.
Podle tohoto návodu zvládnete těchto 7 kroků během několika vteřin... i když zrovna ležíte na lehátku a srkáte Mojito :)
 
 
 V článku najdete:
Co by měl uvítací email obsahovat
Nástroje, které budete potřebovat
Návod i VIDEO jak je nastavit 
 
 
 
 
 
Proč je to důležité...
 
 
My všichni vstupujeme do manželství s nadějí ( netvrdím, že s přesvědčením), že bude šťastné a na celý život.
Každý z nás by si přál mít svou spřízněnou duši, která při nás bude stát v dobrém i zlém a se kterou zestárneme.
 
Když se na vás obrátí nový klient, vy oba to cítíte podobně. Oba máte trochu strach i obavy, ale také radost z příslibu toho, že odedneška bude váš život o trochu lepší.
 
Aby skutečně lepší mohl být a aby z vaší spolupráce mohl vzejít vztah na celé roky, je třeba dobře poznat jeden druhého. Abyste věděli, co jeden od druhého můžete očekávat, s čím počítat, jak toho druhého potěšit a hlavně, jak nezklamat jeho očekávání.
 
Manželství ve většině případů předchází období randění a vzájemného poznávání (nebo notná dávka alkoholu).
Jak ale začít smyslupný vztah s někým, koho jste před tím v životě neviděli a při práci na dálku ani neuvidíte?
Když vás dělí stovky, někdy i tisíce kilometrů?
 
 
Základem je, abyste oba přesně znali pravidla hry a dané hranice. K tomu slouží uvítací balíček, který klientovi automaticky zašlete v uvítacím emailu, okamžitě po objednání vašich služeb.
 
 
 
 
 
Jak vytvořit uvítací balíček pro nové klienty
 
 
 
Jak jsme si již řekli, přivítat nového klienta, pomáhá budovat osobní vztah, získat důvěru ve vaší profesionalitu a navíc je to slušnost, která jistě potěší.

K uvítacímu e-mailu přiložíte tzv. uvítací balíček.
(  Jeho vzor si můžete stáhnout zdarma :) 
V mém vzoru chybí obchodní podmínky a smluvní podmínky, protože ty je NUTNÉ mít na míru, podle toho, co za služby nabízíte, s jakými dokumenty pracujete a jakým způsobem.  Smlouva je od toho, aby nejen klientovi, ale hlavně vám kryla záda v případě jakýchkoli komplikací. V právní hantýrce žádná univerzální smlouva neexistuje! Pokud používáte smlouvy z internetu, děláte to na vlastní riziko.
 
 
Originál smlouvy je třeba zaslat poštou, nebo využít některý z nástrojů pro právně platné podpisy smluv.
 
 
 

Co je součástí uvítacího balíčku virtuálního asistenta:

  • kdy a jak vás mohou klienti kontaktovat
  • dohoda o mlčenlivosti
  • etický kodex ( dokument upravující obecná i konkrétní pravidla práce ve vaší profesi)
  • seznam nabízených služeb
  • orientační ceník
  • obchodní podmínky
  • seznam vašich spolupracovníků ( pokud je máte)
  • firemní politika ( představení vaší firmy, její cíle, o co usilujete)
  • podrobný vstupní formulář - můžete buď přiložit a klient jej po vyplnění zašle zpět, nebo využít např. Google Form. Já upřednostňuji druhou variantu.
  • je vždy lepší ( pokud je to možné) ještě po telefonu probrat detaily


Tak klienti od začátku vědí, kdy jste k dispozici, kde vás zastihnou, co musí udělat atd.

Když klient vstupní formulář vyplní, máte všechny potřebné informace, které potřebujete k tomu, abyste se zorientovali, jak to ve firmě chodí.

Následně tak můžete po čase sestavit nabídku na míru toho, s čím dalším mu můžete pomoci, (Často se na vás obrátí s drobností a ani netuší, co všechno může vaší pomocí získat.) 
Tu pak  zaslat  spolu s cenovou nabídkou dalších služeb a novým návrhem smlouvy.

 

Vždycky si nechte platit předem
 
A vždy je třeba, mít všechno písemně!
 
 
 
Jak to udělat...
 
 

Ideální je, máte-li  předem vytvořené balíčky služeb ( tento návod si určitě nezapomeňte přečíst) na svých stránkách a klient si je tak může zakoupit přímo z vašeho webu např. přes nějaký jednoduchý prodejní systém, třeba Simpleshop a díky němu snadno, přes platební bránu i rovnou zaplatit.

Nejen, že to celý proces usnadní a urychlí, ale zvyšuje to důvěryhodnost a eliminuje možnost, že si to člověk díky katastrofickým scénářům, které každý občas máme a které nás připravují o ty největší životní příležitosti, nakonec rozmyslí.

Simpleshop lze snadno propojit také s Mailchimpem, takže se váš uvítací email s balíčkem odešle automaticky sám, ihned jakmile si služeby objedná a zaplatí.

Prodejní systém sám automaticky vystaví při objednání klientovi fakturu a pak ji automaticky spáruje s platbou na vašem bankovním účtu. Je propojen i s účetním systémem ( který je, pokud používáte Simpleshop, zdarma), takže na konci roku máte připravené všechny podklady pro účetnictví na jednom místě. A pokud nemáte účetní, můžete si ji objednat rovnou tam :)

( Takhle podle mně vypadá dokonalá služba na míru zákazníkovi)


Uvítací balíček pro klienty virtuální asistentka





Jaké používáte nástroje


Pro komunikaci s klienty, při dlouhodobější spolupráci, nebo práci na větším projektu, zejm. při účasti více lidí, můžete ( ale nemusíte) kromě emailu, skypu a telefonu využívat některý z nástrojů na způsob Basecampu. Já doporučuj i Asan u, protože s ní pracuji již dlouho a základní verze je zdarma, což vám úplně stačí) Tento nástroj vám při komunikaci plně nahradí chat, email, zjednoduší  sdílení a dohledávání souborů i smluv. V kombinaci s Coggle a Dropboxem je pro plánování projektů geniální.  Pokud to klientovi vyhovuje, pošlete mu pozvánku do Asany na email.

Klient pak bude mít soustavně přehled o tom, jak práce na projektu pokračuje.
Pokud pracuje na úkolu více lidí, budete vy i klient vědět, jak jsou ostatní s prací daleko,  kde se vyskytly případné zádrhele a jak a kdo je řeší.

Usnadňuje i komunikaci a spolupráci lidí v různých časových pásmech. Takže je ideální, pokud klient, nebo vy často cestujete.



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Markéta Bouhaniková virtuální asistentka

Markéta Bouhaniková je první dámou VA Akademie, členkou Mezinárodní Asociace Virtuálních Asistentů a autorkou Učebnice pro Virtuální Asistenty.

Marketér tělem i duší. Přednáší o sociálních médiích, je lektor a odborný poradce pro virtuální asistenty.