10 + 4 online nástroje pro práci z domova

01.05.2019 09:18

 

Nadchli jste se pro práci virtuálního asistenta, ale děsí vás představa, kolik peněz vás ta ,,svoboda" bude stát?

Kdo si myslí, že pro práci virtuálního asistenta potřebuje investovat do drahého softwaru, ten se mýlí.

 

 

Nástroje pro virtuální asistentky

 

 


Když chcete pracovat na dálku jako virtuální asistentka, nebo asistent, překvapí vás, jak velká je nabídka nástrojů se kterými je práce snazší.

 

 

Jak tedy vybrat ty správné, abyste neplýtvali časem ani penězi?

My jsme za vás pár základních online nástrojů placených i neplacených otestovali a vy tak můžete v klidu začít vybírat.

 

Protože jsem sama kdysi začínala s doslova nulovým rozpočtem, otestovala jsem desítky nástrojů, které k práci virtuálního asistenta můžete využít.  Některé jsou skvělé, některé přijatelné a některé vás stojí jen nervy a čas.

Znám i to počáteční nadšení, které nás poťouchle pobízí, využít spousty placených extrafunkcí a nutí vyhodit naše pracně vydělané peníze z okna. 

Je zajímavé, že všichni začátečníci mají podobný problém.

Abyste se zbytečnému zklamání mohli vyhnout, pomůžu vám vybrat nástroje, které opravdu stojí za námahu.

 

Jako virtuální asistentka využijete...

 

 

Ukládání a sdílení souborů a dokumentů na (ne)zabezpečená cloudová úložiště

 

Podle toho s jak citlivými materiály pracujete a jaké pro firmy zpracováváte informace, volíte i úroveň zabezpečení, kterou potřebujete.  Odpovězte si na základní otázky...

Jaké služby nabízíte?

Pro co konkrétně budete cloudové úložiště používat?

Potřebujete občas sdílet soubory, u kterých mají být možné úpravy od všech zúčastněných?

Nebo potřebujete neustálý přístup k firemním dokumentům a složkám?

 

Chcete mít jistotu, že služba, kterou vyberete nejen dokonale vyhovovuje vašim potřebám, ale pro klienta je snadné s ní pracovat.

 

 

Nízká úroveň ochrany

 

Dropbox

Jednoduchý nástroj pro ukládání a sdílení souborů. Pro virtuálního asistenta nenahraditelný pomocník. Umožní vám přístup ke složkám klientů, bez složitého emailování tam a zpět.

Pro nás vítězem ze dvou důvodů.

 

1) Velikost úložného prostoru, který lze zdarma zvětšit až na 16 Gb.

Pokud s Dropboxem začínáte pracovat, dostanete zdarma 2 Gb úložného prostoru. Pokaždé, když doporučíte Dropbox pro spolupráci klientovi, získáte vy i on dárek 500 Mb dalšího úložného prostou. S každým novým klientem vám tak roste úložný prostor, který máte k dispozici. A to až do velikosti 16 Gb. ( Pro srovnání...Google Disk má max 15 Gb, pak si musíte připlatit)

Do Dropboxu se můžete přihlásit přes emailovou adresu a ne jen přes účet Google. To znamená, že máte možnost získat 16 Gb úložného prostoru na každou emailovou adresu, kterou se registrujete. Můžete tak mít jeden Dropbox pro soukromé, jeden pro čistě vaše firemní dokumenty a jeden  ( nebo víc např. archiv) pro práci s klienty.

 

2) Možnost vkládání vodoznaků

Při využívání placené verze Dropboxu mám možnost vkládat vodoznak do sdílených dokumentů. Takže... pokud např. spolupracujete s autory a sdílíte mapy, vizuály, či fotografie, je možné uchovat si tak kontrolu nad originálním dílem.

 

 

Google Drive

Jak jsem zmínila, Google Disk má omezenou velikost prostoru zdarma  15 Gb,  je to částečně dáno i tím, že Google o vás ví naprosto všechno i to co nechcete, takže přihlášení zkrátka neošulíte. Nicméně ho zmiňuji proto, že pokud vytváříte dokumenty nové, ať už textové, prezentace, tabulky, nebo formuláře, můžete je vytvářet skrze Dokumenty Google, které se vám na Google disk automaticky ukládají. Proto je dobré oba nástroje kombinovat. Nechat si Google Drive čistě na vytváření nových dokumentů a Dropbox využít na sdílení veškerýh hotových dokumentů a podkladů od Pdf, přes hotové dokumenty ve Wordu, Excellu, zazipované soubory až po obyčejné obrázky a videa.

 

 

Vysoká úroveň ochrany

 

Backblaze

Pokud pracujete s citlivými údaji např. osobní údaje klientů a zaměstnanců firmy ( např. účetní podklady atd.), pak je na místě použít službu, kde jsou data navíc šifrována, aby se zabránilo možnému úniku dat.

My jsme jako vítěze vybrali úložiště Backblaze.

Hlavním faktorem u nás byla cena, úroveň ochrany a příjemnost uživatelského prostředí.

Backblaze pořídíte již za příjemných 6 dolarů na měsíc, což při úrovni ochrany, kterou poskytuje a při pokutách za nedostatečné zabezpečení údajů ( které je dáno ze zákona) , nebo i příp. únik informací , je doslova zadarmo.  Další srovnání cen námi netestovaných úložišť, poměr cena/ vlastnosti / výkon které hovoří ve prospěch Backblaze.

 

 
 
 
 

 Tvorba textových dokumentů, prezentací, tabulek a formulářů

 

 

je pro virtuální asistenty na denním pořádku.

 

 

Apache OpenOffice

- skvělá náhrada za Microsoft Office za kterou nezaplatíte ani korunu.

Můžete využít jak textový editor, tak tvořit prezentace, tabulky i kreslit. Umožňuje uložení v MS Office formátu, nebo export do PDF. Je dobře kompatibilní s Wordem, Excelem, Powerpointem atd.

 

 

Google Dokumenty

Pokud chcete pracovat rovnou v cloudu, pak můžete k tvorbě dokumentů použít již zmíněné Google Dokumenty.

Každý nově vzniklý soubor můžete snadno sdílet.Práce s nimi je téměř stejná, jako práce s Wordem, Excellem a ostatními nástroji na které jste zvyklí.

Všechny dokumenty, které vytváříte, mate vždy po ruce. Dostupné z kteréhokoli místa na světě. Můžete je upravovat, či prohlížet, kde chcete. Nemusíte cestovat s vlastním počítačem. Stačí se přihlásit do svého účtu z kteréhokoliv pc. K dokumentům může mít přístup i více lidí zároveň.

 

 

 

 Spolupráce a komunikace s klienty

 

 

Asana

je aplikace pro management projektů, kterou  pro svou práci upřednostňují i takové giganty, jako je ING, Tesco, Vodafon a dokonce sám VELKÝ :) Google.

V základní verzi je Asana volně dostupná a umožňuje spolupráci jak s klienty, tak případnými kolegy virtuálními asistenty. Registrace je zcela zdarma. Podrobný návod, jak s ní pracovat, najdete v článku Jak vám Asana usnadní život. 

 

Coggle

využíváte myšlenkové mapy? Možná byste měli začít. Nejlepší způsob jak přimět ostatní,
aby vás pochopili, je grafické zpracování. Při práci na větších projektech vám pomůže uspořádat myšlenky, nezapomenout na důležité kroky a uchovat všechny potřebné podklady pro porjekt na jednom místě. Janě a přehledně pro všechny zůčastněné. Myšlenkové mapy Coggle propojíte jak s podklady v Dropboxu, nebo Google Disku, ale můžete i přímo do nich vkládat podklady, které potřebujete.

 

S Asanou a Coggle\ získáte to správné sebevědomí brát i složitější projekty, protože práce na nich bude o hodně snazší.

 

 

Google kalendář

kalendář, který můžete sdílet s kýmkoliv. Podmínkou je vytvořený email na Gmail. Můžete do něho zadávat jak své soukromé úkoly, tak takové, které vidí klienti, spolupracovníci či přátelé. Automaticky do něj synchronizovat rozvrhy z Google Sheets.

 

 

Prodej vašich služeb

 

Simpleshop

Již jsme si říkali, že jedním z faktorů, podle kterých se klienti rozhodují, jestli využijí vašich služeb, nebo služby konkurence, je, přehlednost, rychlost a jednoduchost, s jakou lze vaše služby objednat a zaplatit.

Pro prodej virtuálních služeb se nejlépe hodí otestovaný a mnou dodnes používaný prodejní systém Simpleshop, který patří k těm nejlepším. Práce s ním je snadná a pro klienta velmi uživatelsky příjemná. Vaší službu si objedná a zaplatí během několika vteřin. Systém vám sám vytvoří objednávku, vystaví fakturu, odešle potvrzovací email klientovi, spáruje platbu v bance a vás upozorní na její uskutečnění. Pokud Simpleshop využíváte, máte k němu účetní program vyfakturuj.cz úplně zdarma. Podrobný návod, jak Simpleshop použít najdete v mém článku o uvítacích balíčcích vč. návodného videa :)

 

 

 

Vyhodnocování údajů z vaší webové stránky, sociálních sítí a propagace

 

Abyste mohli něco opravit, nebo vylepšit, potřebujete nejdřív vědět, jak to funguje a která součástka kam patří.

Abyste mohli vylepšvat své příjmy a své podnikání, potřebujete zjistit, která součástka vaší firmy funguje lépe a kterou je třeba opravit, či nahradit. Z údajů v Google Analytics snadno ( vy i váš klient)  jedním kliknutím zjistíte,  kolik služeb jste prodali a tudíž i peněz vydělali díky vaší webové stránce a její správě, díky sociálním sítím a vašim příspěvkům, vaší emailové komunikaci a newsletterům atd.

Jste tak schopni vyčíst, jestli neplýtváte časem na sociální síť, která vám nepřináší žádný zisk, nebo jestli můžete její správu vylepšit, abyste díky ní získali víc klientů, příp. zvýšili zisk.

To samé platí pro webové stránky, email a vše ostatní.

 

Google Analytics

Google Analytics je neviditelný tracker vašich webových stránek. Umožní vám v reálném čase
sledovat aktivitu na vašem webu. Kolik lidí si hoprohlédlo, co je nejvíce zaujalo a na jak dlouho. Budete přesně vědět, jak úspěšné jsou vaše webové stránky, newslettery, reklamy i kampaně a příspěvky na soc. sítích.

 

 

Další nástroje, které se vám budou hodit

 

Primo PDF

umožní vám přeměnit téměř jakýkoliv dokument, který si vyberete, v PDF. Lze využít
např k publikování E-Booku. Canva, nebo Apache OpenOffice mají tuto funkci také.

 

GIMP

program šikovný k úpravě fotografií, či vytváření grafiky. Taková obdoba Photoshopu. Je
trošku složitější, ale stojí za to, se s ním naučit zacházet.

 

WinRAR

je archivační program, který vám umožní komprimovat ( smrsknout a spojit) větší
dokumenty do souboru s koncovkou .zip.

 

Hootsuite

Když už jste si dali práci s plánováním, jak získat drahocenné zákazníky, věnovali hodiny tvorbě příspěvků a hodnocením předchozích výsledků.... teď přichází ta chvíle, kdy můžete ušetřit i několik hodin týdně, naplánováním a publikováním postů na více sociálních sítích zároveň. Fb, Twitter, Pinterest atd...

Můžete jej využít ke správě až pěti profilů zdarma.

 

Zajímal by tenhle článek i tvé přátele? Neváhej ho sdílet na Facebooku :D

                                                                                                                                              

 

Nejčtenější články :

Co musí umět Virtuální Asistent?

Co musí umět Virtuální Asistentka?

Je třeba odhodlání, internetové připojení a znalost několika online nástrojů. Pak můžete pracovat, odkud  budete chtít. Třeba z druhého konce světa.

 

7 nejlépe placených úkolů pro Virtuální Asistenty 

Virtuální asistentka na volné noze

Abyste mohli začít pracovat na volné noze...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Markéta Bouhaniková virtuální asistentka

Markéta Bouhaniková je první dámou VA Akademie, členkou Mezinárodní Asociace Virtuálních Asistentů a autorkou Učebnice pro Virtuální Asistenty.

Marketér tělem i duší.

Přednáší o sociálních médiích, je lektor a odborný poradce pro virtuální asistenty.