10 online nástrojů pro virtuální asistenty

07.07.2019 09:18

Existuje mnoho nástrojů pro  virtuální asistentky  a asistenty

Některé jsou nutnost, některé jen usnadňují práci.

Kdo si myslí, že pro práci virtuálního asistenta potřebuje investovat do drahých nástrojů, ten se mýlí.

Jak tedy vybrat ty správné, abyste neplýtvali časem ani penězi?

My jsme za vás pár základních online nástrojů placených i neplacených otestovali a vy tak můžete v klidu začít vybírat.

Nástroje pro virtuální asistentky

 

Protože jsem sama kdysi začínala s doslova nulovým rozpočtem, otestovala jsem desítky nástrojů, které k práci virtuálního asistenta můžete využít.  Některé jsou skvělé, některé přijatelné a některé vás stojí jen nervy a čas.

Znám i to počáteční nadšení, které nás poťouchle pobízí, využít spousty placených extrafunkcí a nutí vyhodit naše pracně vydělané peníze z okna. 

Je zajímavé, že všichni začátečníci mají podobný problém.

Abyste se zbytečnému zklamání mohli vyhnout, pomůžu vám, začínajícím virtuálním asistentům vybrat nástroje, které opravdu stojí za námahu.

 
 
 

Tohle jsou nástroje pro virtuální asistentky:

 

Jako virtuální asistenti potřebujete k s klienty sdílet plno podkladů a dokumentů. K tomu slouží speciální, cloudové nástroje, jako je

 

1) Dropbox

Jednoduchý nástroj pro ukládání a sdílení souborů. Pro virtuálního asistenta nenahraditelný pomocník, se kterým pracujete úplně jednoduše. Stejně jako s běžnou složkou v počítači. Umožní vám přístup ke složkám klientů, bez složitého emailování tam a zpět.

 

2) Google Drive

Pokud vytváříte nové dokumenty, ať už textové, prezentace, tabulky, nebo formuláře, můžete je vytvářet skrze Dokumenty Google, které se vám na Google disk automaticky ukládají. Proto je dobré oba nástroje kombinovat. Nechat si Google Drive čistě na vytváření nových dokumentů a Dropbox využít na sdílení veškerýh hotových dokumentů a podkladů od Pdf, přes hotové dokumenty ve Wordu, Excellu, zazipované soubory až po obyčejné obrázky a videa.

 

 

 

 Tvorba textových dokumentů, prezentací, tabulek a formulářů

 

 

3) Apache OpenOffice

- skvělá náhrada za Microsoft Office za kterou nezaplatíte ani korunu.

Pro práci s dokumenty mohou virtuální asistenti využít různé nástroje.

 

Můžete využít jak textový editor, tak tvořit prezentace, tabulky i kreslit. Umožňuje uložení v MS Office formátu, nebo export do PDF. Je dobře kompatibilní s Wordem, Excelem, Powerpointem atd.

 

4) Google Dokumenty

Pokud chcete pracovat rovnou v cloudu, pak můžete k tvorbě dokumentů použít již zmíněné Google Dokumenty.

Každý nově vzniklý soubor můžete snadno sdílet.Práce s nimi je téměř stejná, jako práce s Wordem, Excellem a ostatními nástroji na které jste zvyklí.

Všechny dokumenty, které vytváříte, mate vždy po ruce. Dostupné z kteréhokoli místa na světě. Můžete je upravovat, či prohlížet, kde chcete. Nemusíte cestovat s vlastním počítačem. Stačí se přihlásit do svého účtu z kteréhokoliv pc. K dokumentům může mít přístup i více lidí zároveň.

 

 

 

 Spolupráce a komunikace s klienty

 

Je důležité, aby komunikace mezi virtuálními asistenty a klintem byla co nejsnazší. K tomu slouží nástroje jako:

5) Asana

je aplikace pro management projektů, kterou  pro svou práci upřednostňují i takové giganty, jako je ING, Tesco, Vodafon a dokonce sám VELKÝ :) Google.

V základní verzi je Asana volně dostupná a umožňuje spolupráci jak s klienty, tak případnými kolegy virtuálními asistenty. Registrace je zcela zdarma. Podrobný návod, jak s ní pracovat, najdete v článku Jak vám Asana usnadní život. 

 

6) Coggle

využíváte myšlenkové mapy? Možná byste měli začít. Nejlepší způsob jak přimět ostatní,
aby vás pochopili, je grafické zpracování. Při práci na větších projektech vám pomůže uspořádat myšlenky, nezapomenout na důležité kroky a uchovat všechny potřebné podklady pro porjekt na jednom místě. Janě a přehledně pro všechny zůčastněné. Myšlenkové mapy Coggle propojíte jak s podklady v Dropboxu, nebo Google Disku, ale můžete i přímo do nich vkládat podklady, které potřebujete.

S Asanou a Coggle\ získáte to správné sebevědomí brát i složitější projekty, protože práce na nich bude o hodně snazší.

 

 

7)  Google kalendář

kalendář, který můžete sdílet s kýmkoliv. Podmínkou je vytvořený email na Gmail. Můžete do něho zadávat jak své soukromé úkoly, tak takové, které vidí klienti, spolupracovníci či přátelé. Automaticky do něj synchronizovat rozvrhy z Google Sheets.

 

 

Prodej vašich služeb

 

Čím pohodlněji a rychleji může klient  služby virtuálního asistenta objednat a zaplatit, tím lépe. K tomu slouží nástroje, jakým je...

 

8) Simpleshop

Již jsme si říkali, že jedním z faktorů, podle kterých se klienti rozhodují, jestli využijí vašich služeb, nebo služby konkurence, je, přehlednost, rychlost a jednoduchost, s jakou lze vaše služby objednat a zaplatit.

Pro prodej virtuálních služeb se nejlépe hodí otestovaný a mnou dodnes používaný prodejní systém Simpleshop, který patří k těm nejlepším. Práce s ním je snadná a pro klienta velmi uživatelsky příjemná. Vaší službu si objedná a zaplatí během několika vteřin. Systém vám sám vytvoří objednávku, vystaví fakturu, odešle potvrzovací email klientovi, spáruje platbu v bance a vás upozorní na její uskutečnění. Pokud Simpleshop využíváte, máte k němu účetní program vyfakturuj.cz úplně zdarma. Podrobný návod, jak Simpleshop použít najdete v mém článku o uvítacích balíčcích vč. návodného videa :)

 

Nástroje, bez kterých se obejdete...

9) WinRAR

je archivační program, který vám umožní komprimovat ( smrsknout a spojit) větší
dokumenty do souboru s koncovkou .zip.

 

10) Hootsuite

Můžete, ale nemusíte...

Když už jste si dali práci s plánováním, jak získat drahocenné zákazníky, věnovali hodiny tvorbě příspěvků a hodnocením předchozích výsledků.... teď přichází ta chvíle, kdy můžete ušetřit i několik hodin týdně, naplánováním a publikováním postů na více sociálních sítích zároveň. Fb, Twitter, Pinterest atd...

Můžete jej využít ke správě až pěti profilů zdarma.

 

Zajímal by tenhle článek i tvé přátele? Neváhej ho sdílet na Facebooku :D

                                                                                                                                              

 

Nejčtenější články :

 Co musí umět Virtuální Asistent? 

Co musí umět Virtuální Asistentka?

Je třeba odhodlání, internetové připojení a znalost několika online nástrojů. Pak můžete pracovat, odkud  budete chtít. Třeba z druhého konce světa.

 

7 nejlépe placených úkolů pro Virtuální Asistenty 

Virtuální asistentka na volné noze

Abyste mohli začít pracovat na volné noze...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Markéta Bouhaniková virtuální asistentka

Markéta Bouhaniková je první dámou VA Akademie, členkou Mezinárodní Asociace Virtuálních Asistentů a autorkou Učebnice pro Virtuální Asistenty.

Marketér tělem i duší.

Přednáší o sociálních médiích, je lektor a odborný poradce pro virtuální asistenty.