Asana - nástroj, který vám usnadní život

06.06.2016 17:28

Asana pro virtuální asistenty

 

Asana patří mezi tzv. Task Management Tools (neboli nástroje pro řízení a správu úkolů.)

 

Takových existují spousty, takže je celkem pravděpodobné, že jste o některém z nich alespoň slyšeli. Unadňují vám běžný život a pomáhají organizovat čas.

 

 

Při výběru správného nástroje pro řízení úkolů je třeba brát ohled na několik aspektů

 

  • Jestli potřebujete nástroj pouze pro sebe, nebo pro spolupráci s ostatními členy v týmu, příp. s klienty. K osobnímu plánování stačí např. Evernote, One Note, Color Note, Remember The Milk apod. Pro koordinaci práce více lidí existují řešení jako je Bootcamp,Trello, nebo právě Asana.
  • Jak složité je, naučit se s ním pracovat
  • S jakými dalšími nástroji jej lze propojit

 

Já si zvolila pro svou práci Asanu právě proto, že je pro práci virtuálního asistenta ideální ve všech 3 kritériích. Také proto, že se synchronizuje v reálném čase a i ve verzi zdarma umožňuje spolupráci více než 30 lidí.

 

 

Je skvělá nejen k osobnímu plánování,

ale hlavně při práci s více klienty najednou. Také pokud spolupracujete s dalšími kolegy z oboru, např. s jinou specializací.

Je přehledná, její ovládání je jednoduché a lze ji propojit s dalšími nástroji, které ke své práci budete potřebovat. Má variantu pro mobil, takže můžu pracovat doslova za pochodu.

 

Do Asany zadáváte celé projekty (zakázky), stejně tak jednotlivé úkoly, ze kterých se zakázka skládá.  Zaznamenáváte postup při jejich plnění, kdo je za ně odpovědný i případné komplikace. Můžete komunikovat s klienty, nebo spolupracovníky a také měřit čas, který nad jednotlivými úkony trávíte. Je jen na vás, jestli všechny tyto informace budete sdílet se zadavatelem projektu (klientem), nebo ne. Klient tak může mít dokonalý přehled, jak jste daleko.

 

Do Asany se přihlásíte pomocí účtu Google, nebo zadáte přihlašovací údaje

 

Je jen na vás, jestli si vyberete workspace ( pro osobní), nebo organizaci ( spíše firemní). Můžete začít jako workspace a vždycky přejít na oraganizaci. (Ta je vhodnější, pokud máte e-mail s vlastní doménou.) Stačí do nastavení profilu zadat firemní e-mail.

Klienta a spolupracovníky s nimiž budte sdílet jednotlivé úkoly, přidáte zadáním jejich e-mailové adresy.

 

asana pro virtuální asistenty

 

Kliknete na malé plus a poté tužky, u seznamu spolupracovníků na levém panelu. E-mailem se jim odešle pozvánka, připojit se k projektu.

Jednotlivé úkoly zadáváte kliknutím na plus u projektů.

 

asana pro virtuální asistenty  team

VA Asana

 

Zadáte popis projektu, kdo se na něm bude podílet, termíny pro splnění atd.

Virtuální asistentky

Asana úkoly pro va

 

Je možné zadat jednotlivé úkoly členům týmu, vytvářet skupiny úkolů v rámci jednotlivých projektů a sdílet soubory a dokumenty potřebné k jejich plnění. Můžete využít propojení s Dropboxem.

Propojení s Dropboxem a Google Drive

U jednotlivých úkolů máte v pravém okně v kroužku obrázek kancelářské sponky. Po rozkliknutí Vyberete Attach from Dropbox a můžete přikládat soubory přímo  z vašeho Dropboxu. Stačí se přihlásit.

 

Dropbox a gd

 

Na liště máte přehled o projektu, všech konverzacích v rámci projektu, sdíleném kalendáři, postupu u jednotlivých zadání i souborech potřebných k jejich plnění.

 

Komunikace virtálních asistentů

 

Propojení s kalendářem Google

 

Integrace Google kalendáře

U projektu kliknete na šipečku s nabídkou, vedle názvu projektu. Vyberete Sync to Calendar z nabídky. Zkopírujete url ( Ctrl+C ) a vložíte ( Ctrl + V) do kalendáře.

Jak virtuální asistentka propojí kalendář Google

 

V Google kalendáři rozkliknete nabídku jiné kalendáře a vybere Add by url. Do otevřeného okénka vložíte zkopírovanou url adresu. Když synchronizujete kalendář, uvidíte všechny úkoly se zadanými daty splnění jako události ve svém kalendáři. Na každý z nich můžete kliknout a po otevření jednoduše kliknout na link, vedoucí přímo k úkolu v Asaně.

Pro sledování času je přímo v Asaně integrovaná applikace Harvest Time Tracking.

 

čas pro jednotlivé úkoly virtuálních asistentek

 

Asanu lze také propojit s kalendářem Outlook, Google Sheets a má i vlastní rozšíření pro prohlížeč Chrome.

 

Pokud chcete nabídnout svým klientům maximální servis a umožnit jim, zachovat si přehled o postupu v plnění zadaných úkolů, pak je Asana pro vás ideální volba.

 

 

 

Markéta Bouhaniková je první dámou VA Akademie, členkou Mezinárodní Asociace Virtuálních Asistentů a autorkou Učebnice pro Virtuální Asistenty.

Marketér tělem i duší.

Přednáší o sociálních médiích, je lektor a odborný poradce pro virtuální asistenty.