Jak se připravit na spolupráci s virtuální asistentkou / asistentem a jak poznat toho pravého

25.10.2019 09:58


 

Máte velký sen, rozvíjet svou firmu, prodávat své služby, nebo zboží, ale tak nějak stojíte na místě, protože nevíte, kam dřív skočit, nebo naopak, čím začít?


Podnikání v online světě může být těžké i pro zkušené podnikatele. 

Nehledě na velikost vaší firmy, či rozsah vašich zkušeností, Certifikovaní Virtuální asistenti vám můžou pomoci s administrativou, tvorbou i správou webu, nebo e-shopu, se správou sociálních sítí, newslettery, zákaznickou podporou a mnohem víc

Pokud jste si tyhle věci obstarávali až dodnes sami, víte, že se bez nich neobejdete a že nejsou zadarmo. Stojí nás to jediné nenahraditelné….čas.

Když jste se rozhodli, najít virtuálního asistenta, či asistentku, hledáte člověka, na kterého se můžete spolehnout. 

Protože na tom, jak dobře svou práci odvede, závisí vaše budoucí příjmy.  Budoucnost vaší firmy, vašich výdělků a nakonec i spokojenost vaší rodiny.

 

Každý šéf je jen tak dobrý, jak dobrý je jeho tým

 

Proto vám přináším tento článek, který vás seznámí s tím, jak se na spolupráci připravit a jak vybrat toho správného virtuálního asistenta. Takový stručný návod, jak dostat maximální návratnost investice z každé koruny, kterou do virtuálního asistenta vložíte.

 

 

JAK SI VYBRAT VIRTUÁLNÍ ASISTENTKU / ASISTENTA


 

 

Možná si teď právě říkáte...ale Markét, jak si mám vybrat virtuálního asistenta, když mají všichni na webu skvělé reference, všichni mají roky zkušeností a všichni jsou odborníci?

Čemu mám věnovat pozornost?

Cena by neměla být rozhodující faktor. ZVLÁŠŤ POKUD JSTE V SITUACI kdy obracíte každou korunu. Levný web, na který nikdo nechodí, a který neprodá, co nabízíte, je web, který si nemůžete dovolit.

Klišé, že v podnikání musíte investovat, abyste vydělali, je naprosto PRAVDIVÉ.

Proč se tedy vyplatí, investovat vyšší částku do asistenta, který používá postupy VA Akademie?

 

V ČEM JE TEN ROZDÍL?

 

Lidé o sobě říkají různé věci, ale čísla nelžou.

Na obrázku můžete porovnat výsledky naší strategie a zájmu o naše služby za posledních 6 měsíců v porovnání s necertifikovanými řešeními, která jsou vybrána náhodně, jako jedny z prvních ve výsledcích vyhledávání.

Jedná se o výsledky BEZ INVESTIC DO PLACENÉ PROPAGACE. A velké časové investice ze strany VA Akademie.

Můžete také porovnat, odkud proudí potenciální zákazníci a tudíž jak dobře fungují

  • jejich a naše postupy pro sociální sítě
  • odkazující zdroje ( doporučení z jiných stránek a portálů)
  • SEO
  • ale třeba i budování povědomí o značce.

Přesto, že se ve většině příkladů jedná o agentury s vlastními odborníky na jednotlivé činnosti, jak jim to jde, posuďte sami.

Jestliže nejsou údaje znázorněny, jsou pod měřitelnou úrovní.

 

virtuální asistentka cena

virtuální asistentka kurz

Pokud vás zajímají údaje i jiných stránek, zkuste použít nástroj Similarweb, který vám údaje na které jste zvědaví poskytne :)

virtuální asistentka práce

 

 

TAKOVÝ MUŽE BÝT ROZDÍL I MEZI VÁMI A OSTATNÍMI,

 pokud se rozhodnete investovat do jedinečných strategií VA Akademie.

 

 

Doporučuji jen ty nejlepší virtuální asistenty, které jsem sama trénovala a proto vím, co umí.

Vybírám je podle přístupu s jakým se k práci VA staví. ( Protože všechno ostatní se dá naučit )

Učím jen postupy, které přinášejí dlouhodobé výsledky. Které sama roky používám. I nyní pro svou VA Akademii.

 

Když hledáte na internetu...podívejte se, jaké má asistent pro konkrétní činnost reference, pokud to nestačí, jak to dělá on sám. 


Bohužel realita je taková, že narazíte i na člověka, který se poslední roky živil přepisováním a korekturami textů, ale protože podnikání moc nešlo, tak má dojem, že když si začne říkat virtuální asistent, tak že se země zachvěje. Zvlášť, když napíše na web, že má 10 let zkušeností. 

Když potřebujete pomoc se sociálními sítěmi, webem, prodejem svých služeb, nebo správou kampaní, tak bych se neobracela na někoho, kdo úspěšně přepsal 8000 textů. Nebo kdo má většinu doporučení za administrativu a vyřizování telefonních hovorů.

Může se totiž stát, že po roce zjistíte, že zdánlivé pokroky, které děláte, dávno ustrnuly na mrtvém bodě.

A to je k vzteku. Když si představíte, kolik času jste tak promrhali a spočítáte, kolik jste mohli vydělat, kdyby to měl v rukou někdo kompetentní.

Když si virtuálního asistenta najímáte na tvorbu newsletterů, správu sociálních sítí, nebo web, ty jejich by měly být hlavním zdrojem vlastních klientů.

Pokud nepřivádějí klienty jim, těžko můžete čekat, že je přivedou vám.

Skutečně si dejte tu práci a najděte si newslettery, za které ta doporučení jsou a chvíli je odebírejte. Abyste si mohli říct...Ano, takhle chci, aby se i moji odběratelé těšili na příští email. Jako se těším já. 

Nebo... takových příspěvků na fb bych já sám chtěl vidět víc.


Ne každý asistent může mít totiž styl komunikace, který vám vyhovuje :(

 

 

KDYŽ UŽ SE DO RUKOU VA SVĚŘÍTE

měli byste se na jeho schopnosti spoléhat. Pokud jste zvolili správně, není se čeho obávat..  Na konci každého měsíce dostanete podrobný report, kde jasně vidíte, jak si vede a jaké pokroky děláte. Pak je čas na připomínky.


Důvěřujte svému asistentovi. Jste jejich partner. Nejste jen jejich platba.  Uvědomte si, že čím většího úspěchu vám pomůžou dosáhnou, tím lepší vizitkou pro ně jste. Čím více peněz vám vydělají, tím lépe je budete moci zaplatit :)



 

PODLE ČEHO SI VIRTUÁLNÍ ASISTENT VYBÍRÁ VÁS

 

Když asistent ví, že vám nemůže, nebo není pomoci, tak vám to na rovinu řekne. Případně vás odkáže na někoho kompetentního.

Pro asistenta je důležité, abyste dosáhli dobrých výsledků. Pokud po něm chcete něco, o čem je přesvědčen, že vás může poškodit a trváte na svém, neměl by na to přistoupit.

Náš zákazník, náš pán, v tomto případě neplatí.

 

Také se může stát, že s vámi asistent nenaváže spolupráci, pokud nejste ochotni sdílet potřebné informace, které k práci potřebuje. Stejně tak, pokud záměrně uvádíte informace nepravdivě. První, co každý asistent udělá, je, že omrkne, jak si vaše firma stojí. Aby odhadl, jaké služby byste mohli potřebovat. Takže není dvakrát prozíravé, něco předstírat.

Vysypat z rukávu všechny nedostatky rovnou, je výhoda, ne handycap.

VA je tu od toho, aby vám pomohl situaci zlepšit.

 

Pro va není důležité, jestli máte milionový obrat, ani jak dlouho podnikáte. Pokud jste začátečník, může vám pomoci postavit se na vlastní nohy tak, aby se vám první prodeje rychleji rozběhly. Z vlastní zkušenosti můžu říct, že nic nenaplňuje tak, jako pomoci někomu uskutečnit jeho sen. Ať už je o e-shopu s pletací přízí, vlastním kadeřnictví, nebo i v mém případě ... stát se úspěšným virtuálním asistentem.

Hřejivý pocit, že dokážete měnit lidské životy a tak i svět k lepšímu, je to, co nás pohání v před.

 

A proto se ptám... jak se váš život změní, když byste věděli, že k vám začnou proudit stovky potenciálních zákazníků i bez nákladných investic do placené propagace?

Jak to ovlivní vaši práci, vaši motivaci, vaše zisky, vaši spokojenost a váš život?

Nestojí taková investice za to?

 

 

 

JAK SE PŘIPRAVIT NA SPOLUPRÁCI S VIRTUÁLNÍM ASISTENTEM

 

 

Než se virtuálního asistenta obrátíte, je dobré si promyslet, proč přesně od něho potřebujete pomoc a co by mělo být výsledkem, té pomoci. Co přesně chcete získat.

 

Co je důležité pro organizace všech velikostí…

 

 

1) znát a mít jasně definované své obchodní cíle, kterých vám má virtuální asistent pomoci dosáhnout.

2) Znát své publikum. Kdo jsou vaši potencionální zákazníci

3) přistupovat ke spolupráci tak, že virtuální asistent je vaším partnerem.





Co jsou cíle…

Cíle jsou změny, kterých chcete dosáhnout.


 

Cílem může být, víc volného času. (Pokud např. chcete přepsat audiozáznamy ze schůzek)

Nebo...

Má vaše firma obchodní cíl.

Jasně definovaný, splnitelný cíl je např. zvýšit zisk z prodejů určité služby ( o kolik procent za jak dlouho)



Co můžou vaše cíle definovat...

Jak zvýšíte svou efektivitu

Jak můžete zvýšit prodej svých služeb /zboží

Jak budete zvyšovat spokojenost klientů

atp.


Pokud si nevíte rady se stanovováním cílů, va vám s tím zase může pomoct.

Proč potřebujete definovat svůj cíl?

Abyste mohli určit, jestli se k němu díky spolupráci s asistentem blížíte, jak rychle a jakým způsobem ho urychlit.



 

Seznamte se vzájemně s dílčími kroky, které k vašemu cíli vedou. Jak vypadá časová osa projektu. Ptejte se na nejasnosti. Nenechávejte si otázky pro sebe. 






PROČ VIRTUÁLNÍ ASISTENT POTŘEBUJE TOLIK INFORMACÍ



Máte již zmíněný obchodní cíl…


...a vzájemně provázané dílčí kroky, jako jsou firemní Facebook, zákaznická podpora, webová stránka, reklama, ale i administrativní procesy atd.….které k tomu cíli vedou. 


Nejde vytrhnout jeden krok z kontextu a přehodit ho na někoho jiného, bez znalosti celkového obrazu, do kterého je zasazen.


 

Jaký je rozdíl mezi strategií, plánem, cílem...


Strategie je taktika, jak toho vašeho cíle dosáhnout.


Plán zahrnuje kdy, jak a které kroky budete dělat, abyste v rámci té strategie, toho cíle dosáhli. 


Dobře navržená strategie zohledňuje váš rozpočet i zisk, vaše metriky a vaše silné a slabé stránky, příležitosti i hrozby.


Také různé scénáře, které mohou nastat, Jaká jsou rizika. Máte-li dost času udělat tohle správně, kde přidat, nebo ubrat.


 

Virtuální asistent není náplast na špatně fungující podnikání. Může vám ale pomoci, odhalit původ problému
a odstranit ho.

 

 

VA je v tomto okamžiku vaše nejlepší přítelkyně, která vám do očí řekne, že tenhle druh kalhot, vám dělá velký zadek. Řekne vám, že váš web v něčem hapruje. Nebo copywriting, či fanouškovská základna.

I když si zrovna nemůžete dovolit, nechat si je dát od něj do pořádku, dokáže vám poradit, co můžete udělat vy, abyste situaci zlepšili. Co hoří, co můžete napravit hned a co časem.



Všichni totiž víme, že řetěz je jen tak silný, jak silný je jeho nejslabší článek. 



Uvědomte si, že informace, na které se vás asistenti ptají, potřebují. Aby měli jistotu, že ostatní články v řetězu fungují, jak mají.
 

Pokud se vás asistent ptá na zisk, nebo rozpočet, není to proto, aby řešil, jestli jste pro ně lukrativní zakázka, nebo aby vás soudil, ale jak jsem uvedla v rozhovoru pro největší podnikatelský portál Podnikatel.cz...aby mohl vyhodnotit vaši současnou situaci, naplánovat budoucí zisky ze zadaných úkolů, případně vám pomohl určit, kam je nejlepší rozpočet směrovat, nebo jak ho rozložit. 

Nebojte se říct, že ten zisk, nebo rozpočet máte minimální. Proto se na odborníka obracíte. Aby vám pomohl. VA je schopný vyhodnotit vaší současnou situaci a navrhnout potřebnou strategii, jak dál.

Proto si neschovávejte kostlivce ve skříni. Pokud víte, že vám něco nefunguje, řekněte to rovnou.

Každá organizace má problémy. S tím se počítá. Spolupráce stojí na důvěře. 





Dílčí kroky k vašemu cíli…


Asistentovi můžete svěřit třeba jen jednu věc.


Např. jedním z kroků k dosažení obchodních cílů může být firemní Facebook a jeho správa.

I cíl tohoto kroku byste měli mít jasně definovaný, abyste měli jistotu, že dosáhnete toho obchodního. 

Musíte si uvědomit, že práce va není jen spravovat sociální sítě, ale zakomponovat je do DNA vaší firmy. Jinak totiž nemá vůbec smysl je mít. 


Co tím myslím…

Sdílet na sociální síti zajímavý obsah, obrázky, citáty, videa a komunikovat s publikem, získávat důvěru, sbírat lajky a sdílení… je samozřejmost, není to ani strategie, ani cíl.

Můžete tohle všechno dělat jako o život a přesto se to na vašich příjmech neprojeví.

Dobře fungující facebook je schopný, přivést vám nové zákazníky i když se mu třeba měsíc nevěnujete. 

Aby vaše sociální síť měla slušnou návratnost investice, to zn. aby rozcinkala také vaši pokladnu, chce to mnohem víc. 


Proto si předem položte otázku...

Víte, proč chcete firemní sociální síť?  Jak si myslíte, že to pomůže vašemu podnikání?

Je mnoho firem, které vědí, že to mají dělat, ale neví proč a nejsou si jistí, jak jim to vlastně pomůže. 

Netuší, co je měřítkem toho, že fb spravují tak, aby toho cíle dosáhli.

Netuší, jak měřit úspěšnost.


Pokud k nim patříte i vy, zase se nic neděje. Ten nejvhodnější cíl vám asistent pomůže najít.

 

 

JAK SE PŘIPRAVIT NA KLIENTSKÝ BRIEF


 

Ať už jste se rozhodli využít předplaceného balíčku, nebo máte služby na míru, klientský brief je něco, bez čeho se vaše budoucí spolupráce neobejde.


V první řadě chci upozornit, že není čeho se bát. Klientský brief není pracovní pohovor, ani soutěž o to, jestli se svou firmou uděláte dojem. 

Virtuální asistent je tu od toho, aby vám pomohl. Ať už ta pomoc pro vás znamená úsporu času, energie, nebo odborné znalosti.

Je tu proto, aby ulevil vašemu pracovnímu nasazení a pomohl překonat překážky, které s sebou svět internetu a podnikání přináší. Zvládat náročné situace a najít svůj hlas v záplavě konkurence.

(Pokud na zadávaném projektu bude pracovat více lidí z vaší firmy, ujistěte se, že mají k průběhu spolupráce s virtuálním asistentem dostatek informací. Ideální je, když se zúčastní klientského briefu na samém začátku. Případně je dobré brief zaznamenat.)

 

 

MAMI, KDY UŽ TAM BUDEM?



Z počátku je třeba mít trpělivost. I když dodáte všechny informace, asistent si dělá vlastní audit a průzkum. A to z jednoho prostého důvodu.

Byli byste překvapení, kolik firem nemá dostatek metrik, podkladů, nebo má nesprávně definovaného ideálního zákazníka.  

Ale to vůbec nevadí. Asistent vám s jejich sběrem pomůže.



 

ÚSPĚCH SE SKUTEČNĚ MĚŘÍ


Když jste určili svůj cíl, virtuální asistent musí vědět, které metriky jsou ukazatelem progresu a jak se na základě těch metrik zachovat dál, aby se vyvíjely tak, jak chcete.


Jinak jde jen o výstřely do tmy. Nevíte kam jdete a jestli tam směřujete.


Virtuální asistent umí průběžně měřit změnu, které dosahujete.


Např.

Jak roste povědomí o značce

Prodej služeb

Zvýšení spokojenosti

Zkrácení prodejního cyklu (že uzavíráte prodeje rychleji)

Růst komunity

atd.




Jak poznáte, že váš současný virtuální asistent střílí naslepo a že zbytečně ukusuje z vašeho rozpočtu?


 

Kroky které dělá, nemají žádné pevné základy, nejsou plánované, nejsou integrované do strategie firmy, nebo vám nepodává žádné měřitelné důkazy, že se ke svému cíli přibližujete.

Nijak se vaše příjmy nelepší.


Pokud vám chybí kterýkoli z těchto ukazatelů, je to známka toho, že jen hází špagety na stěnu a čeká která se chytne.

Že ve skutečnosti neví, jak vám požadované výsledky přinést.



V reportu, který vám certifikovaný asistent pravidelně podává, najdete přesně vyčíslenu návratnost své investice. Tzn. pokud vám va spravuje soc. sítě, web, vytváří emailové kampaně, vy pokaždé přesně vidíte, kolik peněz jste díky asistentovi vydělali, příp. jakého progresu jste dosáhli.


Jak report vypadat nemá… jako výčet odvedených hodin práce za jednotlivé činnosti. Kolik vaše sociální síť získala lajků, ani fanoušků. 


Jak má vypadat…. kolik jste díky webu získali nových zákazníků/ uskutečnili prodejů.

Kolik peněz jste vydělali díky správě sociálních sítí, emailům atd. v závislosti na tom, jaké úkoly jste va svěřili. příp. jakého jiného progresu díky VA dosahujete.




 

Co je důležité si s virtuálním asistentem předem ujasnit...


  • jaké technologie bude potřebovat
  • jaké znalosti jsou potřeba a jestli je má
  • jaké metriky vám pomůžou měřit úspěch
  • co k tomu budete potřebovat
  • kdo bude dostávat reporty a jak často... aby mluvil stejným jazykem jako VA. 

Co tím mám na mysli...

pokud máte více lidí ve firmě, aby v reportech dostával ty správné metriky


I když va funguje zrovna jako social media community manager a dívá se na metriky jako je zaujetí, lajky, fanoušci, člověk zodpovědný za marketing firmy se bude dívat na analytiku webu, analytiku soc. sítí, atd., majitele firmy bude zajímat, kolik peněz vydělává a jaká je spokojenost zákazníků. 


Pokud máte firmu, jak já říkám ,, jednoho muže”, budou vás zajímat všechny tyhle věci. Zejména koncový výsledek, tzn. návratnost vaší investice, Kolik jste do va vložili a kolik se vám vrací.







CO SI PŘIPRAVIT


Samozřejmě… pokud potřebujete digitalizovat dokumenty, nebo nějakou drobnost, není žádná velká příprava třeba. 

Pokud zaznamenáváte pracovní procesy, stačí je asistentovi předat. Práce je pak odvedena, jako byste ji dělali sami.

 

Pokud se to týká věcí, jako je web, e-shop, správa firemních soc. sítí, zákaznická podpora, administrativní procesy, ale třeba i copywriting, je ideální, mít k ruce podnikatelský model, marketingový plán a máte-li nějaké metriky, kde měříte dosavadní úspěch, pak jejich reporty. 

Pokud je nemáte, tím budete začínat. Virtuální asistent vám je pomůže získat.

 

 

Nástroj, skrze který vy a všichni členové týmu budete komunikovat. Kde  sdílet všechny informace, plány, dokumenty, obchodní informace a všechen obsah který používáte, aby se o vás asistent dozvěděl co nejvíce, za co nejkratší dobu. My ve VA Akademii používáme Asanu, ale je možné, že jste zvyklí na Basecamp, nebo jiný nástroj. 

Zase… pokud nepoužíváte nic takového, můžete se mrknout na návod, jakým způsobem Asanu používáme ( může se vám hodit i v osobním životě) nebo zvolit jinou formu komunikace. Podle toho, co je pro vás nejzajímavější příp. nejjednodušší.

 

 

Dále si připravte...
 

  • Potřebná hesla a přihlašovací údaje 
  • Oprávnění k přístupu ( pokud asistent bude spravovat některý z vašich účtů, např. pro reklamu na Facebooku)


 

Mrkněte se také, jak probíhá první kontakt z pohledu virtuálního asistenta